KLAUZULA INFORMACYJNA RODO NA ETAPIE OFERTOWANIA

[PL] INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA I OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ MAXIMA EUROPE SP. Z O.O. (RODO)

GDPR INFORMATION CLAUSE AT THE OFFER STAGE

Niniejsza informacja jest przeznaczona dla naszych potencjalnych klientów, podwykonawców oraz dostawców, a także dla ich osób kontaktowych (pracowników, współpracowników, pełnomocników, reprezentantów etc.), w związku z potencjalnym zainteresowaniem nawiązaniem współpracy zgłoszonym przez jedną ze stron. 

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 oraz art. 14 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej jako RODO) informujemy, iż:

[Administrator danych osobowych]

Administratorem danych osobowych jest Maxima Europe sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (30-305), ul. Wasilewskiego 20/6, KRS nr 0000589963 (dalej jako Administrator). W sprawach dotyczących danych osobowych mogą Państwo się kontaktować z Administratorem za pośrednictwem email: [email protected]

[Rodzaje danych osobowych]

Administrator przetwarza następujące kategorie danych osobowych potencjalnych klientów, podwykonawców oraz dostawców takie jak w szczególności: imię, nazwisko, adres email, numer telefonu, adres prowadzonej działalności, adres korespondencyjny, firmę, NIP, REGON, KRS. 

Ponadto Administrator może przetwarzać również dane identyfikacyjne i kontaktowe pracowników, współpracowników i przedstawicieli podmiotów, z którymi Administrator prowadzi rozmowy dotyczycące nawiązania współpracy.

Administrator może pozyskiwać dane osobowe z różnych źródeł. Administrator może pozyskać dane osobowe również bezpośrednio od Państwa. W przypadku nawiązania przez Administratora kontaktu Administrator może pozyskać dane osobowe z publicznie dostępnych rejestrów (np. KRS).

[Podstawy, cel przetwarzania danych osobowych i okres przechowywania danych osobowych]

Podstawą przetwarzania przez Administratora danych osobowych jest:

  1. niezbędność do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy, w tym polegających na uzyskiwaniu ofert zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. (b) RODO). Dane osobowe w tym celu będą przetwarzane przez Administratora do chwili zawarcia umowy, a w razie niezawarcia umowy przez okres 1 roku od ich pozyskania. W razie zawarcia umowy w Administratorem prosimy o zapoznanie się z klauzulą informacyjną RODO dla klientów, podwykonawców oraz dostawców;

  2. uzasadniony interes Administratora polegający na składaniu ofert zawarcia umów (art. 6 ust. 1 lit. (f) RODO). Dane osobowe będą przetwarzane przez Administratora do chwili zawarcia umowy, a w razie niezawarcia umowy przez okres 1 roku od ich pozyskania. W razie zawarcia umowy w Administratorem prosimy o zapoznanie się z klauzulą informacyjną RODO dla klientów, podwykonawców oraz dostawców;

  3. prowadzenia marketingu, z uwagi na uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. (f) RODO), do czasy złożenia skutecznego sprzeciwu;

  4. dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami – na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora, do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. (f) RODO).

[Dobrowolność]

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zawarcia umowy. Brak podania danych uniemożliwia zawarcie umowy z Administratorem.

[Odbiorcy danych]

Administrator udostępnia dane osobowe różnym grupom odbiorców, przy czym tylko wtedy, gdy ma to związek z celami, w których dane osobowe przetwarza lub korzystaniem z systemów IT. Dane osobowe mogą zostać przekazane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi prawne, IT, księgowe lub doradcze, przewozowe, a także podmiotom powiązanym kapitałowo lub osobowo z Administratorem (w tym spółkom z grupy kapitałowej Administratora).

[Prawa podmiotów danych]

W związku z przetwarzaniem danych osobowych, posiadają Państwo:

  • prawo dostępu do treści swoich danych;

  • prawo ich sprostowania;

  • usunięcia danych osobowych (tzw. „prawo do bycia zapomnianym”);

  • ograniczenia przetwarzania;

  • prawo do przenoszenia danych;

  • prawo wniesienia sprzeciwu;

  • prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy. 

Administrator wskazuje, w szczególności, że prawo sprzeciwu nie jest automatyczne, co oznacza, iż zaprzestanie przetwarzania danych może nastąpić jedynie wtedy, gdy zaistnieje szczególna sytuacja dotycząca Państwa. W związku ze złożeniem sprzeciwu, Administrator może wykazać ważne, prawnie uzasadnione podstawy, aby dalej przetwarzać dane osobowe lub robić to w związku z dochodzeniem praw, obroną. Ponadto mogą Państwo złożyć sprzeciw, w każdym czasie i bez zaistnienia dodatkowych okoliczności, wobec przetwarzania przez nas danych osobowych, ale tylko wtedy, gdy je przetwarzamy do celów marketingu bezpośredniego.

[Brak profilowania]

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, ani w formie profilowania. 

[Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich]

Dane osobowe są przetwarzane również w systemie informatycznym. Administrator wykorzystuje usługę Google Workspace, opartą o serwery Google Inc. W związku z tym dane osobowe są przekazywane go państwa trzeciego (USA). Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego jest oparte na mechanizmie przewidzianym w RODO, gdyż dane są odpowiednio zabezpieczone za pomocą Standardowych Klauzul Ochronnych („SCC”). W przypadku chęci zapoznania się z SCC, informujemy, że są dostępne do wglądu w Administratora, który umożliwia zapoznanie się z tym dokumentem, zgodnie z wewnętrzną procedurą. Ponadto, Administrator zawarł umowę ze spółkami posiadającymi z Administratorem, mającymi siedzibę w państwach trzecich, w oparciu o instrument prawny przewidziany przez RODO, w postaci standardowych klauzul ochronnych („SCC”), przyjętych przez Komisję Europejską na podstawie decyzji wykonawczej z dnia 4 czerwca 2021 r. W przypadku chęci zapoznania się z porozumieniem, informujemy, że są dostępne do wglądu w Administratora, który umożliwia zapoznanie się z tym dokumentem, zgodnie z wewnętrzną procedurą.