KLAUZULA INFORMACYJNA RODO DLA KANDYDATÓW (PROCES REKRUTACJI)

[PL] INFORMACJA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA I OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ MAXIMA EUROPE SP. Z O.O. (RODO)

GDPR INFORMATION CLAUSE FOR CANDIDATES (RECRUITMENT PROCESS)

W związku z obowiązkami wynikającymi z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanym dalej RODO, przedstawiamy zasady przetwarzania danych osobowych kandydatów w procesie rekrutacji.

[Administrator danych osobowych]

Administratorem danych osobowych jest Maxima Europe sp. z o.o. z siedzibą w Krakowie (30-305), ul. Wasilewskiego 20/6, KRS nr 0000589963 (dalej jako Administrator). Budujemy bazę danych osobowych kandydatów, prowadząc rekrutacje na własne potrzeby (rekrutacja wewnętrzna), a także rekrutacje zewnętrzne, tj. szukamy kandydatów do pracy dla podmiotów trzecich (dalej jako Klient).


W razie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących przetwarzania danych osobowych w procesie rekrutacji, prosimy o kontakt pod adresem email: [email protected].

[Źródła danych osobowych]

Rekrutacja może zostać zainicjowana przez Państwa, np. poprzez wysłanie CV za pośrednictwem formularza aplikacyjnego udostępnionego na stronie https://careers.maximaconsulting.com/#/. Aplikacje mogą być złożone również za pośrednictwem portalu LinkedIn (polityka prywatności LinkedIn dostępna jest na stronie https://pl.linkedin.com/legal/privacy-policy?_l=pl_PL#collect). Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do przeprowadzenia rekrutacji.

Administrator również może samodzielnie inicjować rekrutację, co wiąże się z pozyskiwaniem danych osobowych z innych źródeł. Administrator wyszukuje dane publicznie dostępne w serwisach społecznościowych o charakterze biznesowym (np. LinkedIn), m.in. w zakresie doświadczenia zawodowego, zajmowanych stanowisk, wykształcenia, publikacji oraz znajomości języków obcych. Po wyszukaniu Państwa profilu Administrator może się z Państwem skontaktować i przedstawić propozycję współpracy. 


Dane osobowe kandydatów możemy również pozyskać od naszego pracownika lub współpracownika, w ramach wdrożonego przez nas systemu poleceń. Administrator może również pozyskać dane osobowe na podstawie umowy z agencją rekrutacyjną.

[Cele przetwarzania danych osobowych]

Dane osobowe kandydatów będą przetwarzane w następujących celach:

  1. kontaktowania się w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego (rekrutacja wewnętrzna lub zewnętrzna);

  2. oceny kwalifikacji zdolności i umiejętności i do pracy na aplikowanym stanowisku (u Klienta lub u Administratora);

  3. wyboru odpowiedniej osoby do pracy u Administratora lub u Klienta.

Dane osobowe nie będą profilowane ani poddawane procesom automatyzowanego (bez udziału człowieka) podejmowania decyzji.

[Podstawy przetwarzania danych osobowych]

Umowa o pracę z Administratorem:

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy na podstawie umowy o pracę jest:

  1. przepis prawa (art. 221 § 1 kodeksu pracy) i przetwarzanie potrzebne do zawarcia umowy o pracę – w zakresie następujących danych: imię i nazwisko; data urodzenia; dane kontaktowe wskazane przez kandydata do pracy, wykształcenie; kwalifikacje zawodowe; przebieg dotychczasowego zatrudnienia (art. 6 ust. 1 lit. art. RODO);

  2. niezbędność przetwarzania do zawarcia umowy o pracę, a dane przetwarzane są na Państwa żądanie (art. 6 ust. 1 lit. (b) RODO);

  3. zgoda na przetwarzanie danych przekazanych w CV i w liście motywacyjnym, w zakresie szerszym niż wynika to z kodeksu pracy, tj. inne niż: imię i nazwisko; data urodzenia; dane kontaktowe wskazane przez kandydata do pracy, wykształcenie; kwalifikacje zawodowe; przebieg dotychczasowego zatrudnienia (art. 6 ust. 1 lit. (a) RODO). Podanie tych danych osobowych jest dobrowolne (nie jest konieczne do wzięcia udziału w rekrutacji), ale mogą zostać uwzględnione w ocenie kandydatury;

  4. uzasadniony interes Administratora w związku z dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. (f) RODO);

  5. uzasadniony interes Administratora w zakresie danych osobowych zebranych z innych źródeł (art. z bazy LinkedIn) w ramach rekrutacji zainicjowanej przez Administratora (art. 6 ust. 1 lit. (f) RODO);

  6. zgoda na przetwarzanie danych do celów prowadzenia przyszłych rekrutacji, a także w celu budowania własnej bazy danych kandydatów (art. 6 ust. 1 lit. (a) RODO).

Inna umowa z Administratorem (zlecenie, b2b):

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy na podstawie innej umowy niż umowa o pracę (art. B2B) jest:

  1. niezbędność przetwarzania do zawarcia umowy, wówczas dane przetwarzane są na Państwa żądanie (art. 6 ust. 1 lit. (b) RODO);

  2. uzasadniony interes Administratora w zakresie danych osobowych zebranych z innych źródeł (art. z bazy LinkedIn) w ramach rekrutacji zainicjowanej przez Administratora, w tym w związku z prowadzeniem bieżącej korespondencji przy wykorzystaniu narzędzi dostarczanych przez LinkedIn, a także podejmowania własnych działań marketingowych (art. 6 ust. 1 lit. (f) RODO);

  3. uzasadniony interes Administratora w związku z dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. (f) RODO);

  4. zgoda na przetwarzanie danych do celów prowadzenia przyszłych rekrutacji, a także budowania własnej bazy danych kandydatów (art. 6 ust. 1 lit. (a) RODO).

Umowa z Klientem:

Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy u Klientów:

  1. zgoda na przetwarzanie danych do celów prowadzenia rekrutacji, a także budowania własnej bazy danych kandydatów (art. 6 ust. 1 lit. (a) RODO);

  2. uzasadniony interes Administratora w zakresie danych osobowych zebranych z innych źródeł (art. z bazy LinkedIn) w ramach rekrutacji zainicjowanej przez Administratora, w tym w związku z prowadzeniem bieżącej korespondencji przy wykorzystaniu narzędzi dostarczanych przez LinkedIn, a także podejmowania własnych działań marketingowych (art. 6 ust. 1 lit. (f) RODO);

  3. uzasadniony interes Administratora w związku z dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. (f) RODO).

[Okres przechowywania danych osobowych]

Dane osobowe będą przetwarzane do momentu zakończenia rekrutacji na aplikowane stanowisko. W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji, a także budowanie własnej bazy danych kandydatów, dane będą przetwarzane przez okres trzech lat od momentu złożenia aplikacji. Okres przetwarzania danych osobowych może być przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia ewentualnych roszczeń, lub obrony przed nimi, a po tym czasie jedynie w przypadku i zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

[Odbiorcy danych oraz przekazywanie danych do państw trzecich]

Dane osobowe będą udostępniane:

  1. Klientom (potencjalnym pracodawcom albo odbiorcom usługi outsourcingu pracowniczego), na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 lit. (a) RODO). Na wstępnym etapie procesu rekrutacyjnego informujemy jaki jest profil działalności Klienta. Na tym etapie nie przekazujemy Klientom wszystkich danych, lecz jedynie Państwa imię i nazwisko, a także informacje na temat doświadczenia zawodowego, umiejętności. Jeśli Klient będzie zainteresowany kandydaturą, wówczas podajemy szczegółowe dane o Kliencie i prosimy o wyrażenie zgody na udostępnienie pełnych danych Klientowi w celu dalszego prowadzenia procesu rekrutacyjnego;

  2. na podstawie uzasadnionego interesu Administratora spółkom powiązanym kapitałowo lub osobowo, pomagających nam w procesie rekrutacji, tj.: Maxima Consulting Inc. (USA) oraz Maxima IT Consulting India Private Limited (Indie). Administrator zawarł z tymi spółkami trójstronną umowę, w oparciu o instrument prawny przewidziany przez RODO, w postaci standardowych klauzul ochronnych (SCC), przyjętych przez Komisję Europejską na podstawie decyzji wykonawczej z dnia 4 czerwca 2021 r. W przypadku chęci zapoznania się z porozumieniem, informujemy, że są dostępne do wglądu w Administratora, który umożliwia zapoznanie się z tym dokumentem, zgodnie z wewnętrzną procedurą. 

Ponadto dane osobowe będą przekazywane dostawcom oprogramowania IT używanego w procesie rekrutacji (Bullhorn Inc.). Serwery firmy Bullhorn są zlokalizowane w Wielkiej Brytanii. Zgodnie z decyzjami wykonawczymi Komisji Europejskiej z dnia 28 czerwca 2021 r. Wielka Brytania zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, równoważny z poziomem gwarantowanym na mocy RODO.

Przekazujemy dane osobowe również firmom świadczącym usługi IT (hosting), kancelariom prawnym, biurom księgowym. Dane osobowe mogą być również przekazywane firmom prowadzącym serwisy aplikacyjne, na których postujemy oferty pracy (np. pracuj.pl, No Fluff Jobs). Hosting strony internetowej Maxima dostarcza firma: Linode, Inc. Serwery strony są zlokalizowane we Frankfurcie. 

Administrator wykorzystuje usługę Google Workspace, opartą o serwery Google Inc. W związku z tym dane osobowe są przekazywane go państwa trzeciego (USA). Przekazywanie danych osobowych do państwa trzeciego jest oparte na mechanizmie przewidzianym w RODO, gdyż dane są odpowiednio zabezpieczone za pomocą Standardowych Klauzul Ochronnych („SCC”). W przypadku chęci zapoznania się z SCC, informujemy, że są dostępne do wglądu w Administratora, który umożliwia zapoznanie się z tym dokumentem, zgodnie z wewnętrzną procedurą.

[Prawa osób, których dane dotyczą]

Przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

  1. prawo wycofania w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie danych osobowych (w zakresie, w jakim dane osobowe są przetwarzane na podstawie zgody). Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem;

  2. prawo do uzyskania informacji, dostępu do danych osobowych, prawo żądania sprostowania Państwa danych osobowych;

  3. prawo żądania usunięcia Państwa danych osobowych (tzw. prawo do bycia zapomnianym);

  4. prawo żądania ograniczenia przetwarzania Państwa danych osobowych;

  5. prawo wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych ze względu na Państwa szczególną sytuację (w przypadkach, gdy Administrator przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora);

  6. prawo do przenoszenia Państwa danych osobowych, tj. prawo otrzymania od nas danych osobowych, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie informatycznym nadającym się do odczytu maszynowego (w zakresie w jakim podstawą przetwarzania jest umowa lub zgoda);

  7. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W przypadku rozbieżności pomiędzy wersjami językowymi, polska wersja niniejszego dokumentu będzie mieć znaczenie decydujące.